এক সময় মানুষ কবুতরের মাধ্যমে দূর-দূরান্তে খবর পাঠাত। তারপর এল চিঠি, তারবার্তা (টেলিগ্রাম) আরো কত প্রযুক্তি। এখন আমরা চিঠির বিকল্প হিসেবে ইলেক্ট্রনিক মেইল (সংক্ষেপে ইমেইল হিসেবে পরিচিত) ব্যবহার করছি। ছোটবেলায় স্কুল-কলেজে ইমেইল লেখার নিয়ম-কানুন শেখানো হলেও খুব কম লোকই এসব অনুসরণ করছি। আসলে অনুসরণ করছি না ব্যাপারটা তা না। বরং ভুলেই গিয়েছি কিভাবে নিয়মমাফিক বা পেশাদারী ইমেইল লিখতে হয়। আজকে সেই ভুলে যাওয়া নিয়ম গুলোই একবার ঝালিয়ে নেব সবাই।

(১) প্রথমেই আসা যাক ইমেইল এড্রেসের কথায়। আমাদের ইমেইল এড্রেসে আমাদের আসল নামের ছোঁয়া থাকা দরকার। অপেশাদার বা জোকারি নাম আমাদের ইমেইলকে এর প্রাপকের কাছে অগুরুত্বপূর্ণ করে তুলতে পারে এবং উত্তর দেয়ার ক্ষেত্রে প্রাপককে নিরুৎসাহিত করতে পারে।

(২) এরপর ইমেইলের সাবজেক্ট নিয়ে আমাদের মাথা ঘামানো উচিত। সাবজেক্ট যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং ইমেইলের সাথে সংশ্লিষ্ট হওয়া উচিত। সাবজেক্টে এমন কিছু লেখা উচিত না যার সাথে ইমেইলের মূল অংশের কোন সংশ্লিষ্টতা নেই।

(৩) এরপর আসা যাক সম্ভাষণের ব্যাপারে। প্রাপক দেশি নাকি বিদেশি তার উপর ভিত্তি করে আমরা সম্ভাষণকে দুইভাগে ভাগ করতে পারি।

• প্রাপক বিদেশি হলে Dear Leonardo এরকম কিছু দিয়ে শুরু করা ভাল। প্রাপকের সাথে আমাদের সম্পর্ক যদি ফরমাল হয় তাহলে তার শেষ নাম ধরে সম্ভাষণ করা যেতে পারে, যেমন - Dear Mr. DiCaprio বা শুধু Mr. DiCaprio বলা যেতে পারে। আর ইনফরমাল সম্পর্কের ক্ষেত্রে Hi Leo/Hello Leo এরকম কিছু বলা যেতে পারে। আর যাকে ইমেইল করছি তার নাম যদি জানা না থাকে তাহলে Dear Sir/Madam বলাই শ্রেয়।
• প্রাপক স্বদেশি হলে সম্ভাষণ গোলমেলে ব্যাপার-স্যাপার। স্কুল-কলেজ-বিশ্ববিদ্যালয় শিক্ষক বা কর্মক্ষেত্রের সিনিয়র বসের ক্ষেত্রে Sir/Madam ব্যবহার করাই শ্রেয়। প্রাপক যদি অপরিচিত হয় বা বয়সে বড় হয় অথবা বয়স আমরা জানিনা না এরকম হলে Dear Jakir Vai বা Hello Jakir Vai এরকম সম্ভাষণ করা যেতে পারে। পরিচিত মানুষদের ইমেইল করার ক্ষেত্রে তার সাথে সম্পর্কের উপর ভিত্তি করে সম্ভাষণ করা যেতে পারে।

(৪) এরপর আমাদের যে কাজটা করতে হবে তা দুই ক্ষেত্রে দুই রকম।

• যদি আমরা কারো ইমেইলের উত্তর দিতে ইমেইল লিখে থাকি তাহলে ধন্যবাদ দিয়ে শুরু করা উচিত, যেমন – Thank you for contacting Power Distribution Board.। আবার অন্য কারো ইমেইলের উত্তরের প্রেক্ষিতে উত্তর দেয়ার ক্ষেত্রে Thanks for getting back to me. বা Thanks for your fast reply. অথবা Thank you for your prompt reply. বলা যেতে পারে।
• ইমেইলের উত্তর দেয়ার প্রসঙ্গ না হলে ভিন্নভাবে চিন্তা করতে হবে আমাদের। যাকে আমরা ইমেইল লিখছি তিনি কি ইতিমধ্যে এই ইমেইল এড্রেসের মাধ্যমে আমাদের চেনেন? যদি চেনেন তাহলে সরাসরি তার সাথে কুশল বিনিময় করা যেতে পারে, যেমন – I hope you are doing well. এরকম কিছু। আর না চিনে থাকলে আমাদের পরিচয় দেয়া উচিত। কারণ যার কাছে ইমেইল লিখছি তাকে যদি আমরা আমাদের পরিচয়ই না দেই সেক্ষেত্রে তিনি উত্তর দিতে উৎসাহবোধ না করার সম্ভাবনাই বেশি। পরিচয় দেয়ার ক্ষেত্রে ‘I am Ahsan Siam from Daffodil International University. I am at 7th semester, studying Information Technology. I have collected your email address from your website.’ এরকম কিছু বলা যেতে পারে।

(৫) এইবারের অংশটি সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। কারণ এবার আমাদেরকে আমাদের আসল মেসেজ বা ইমেইল করার উদ্দেশ্য সংক্ষিপ্ত কিন্তু স্পষ্টভাবে প্রকাশ করতে হবে। এই অংশ সর্বোচ্চ পাঁচটি প্যারাগ্রাফে সাজিয়ে লেখা যেতে পারে। তবে খেয়াল রাখতে হবে কোন প্যারাগ্রাফে যেন পাঁচটির বেশি বাক্য না থাকে। সুদীর্ঘ ও বর্ণনামূলক ইমেইল প্রাপকের বিরক্তির উদ্রেক করতে পারে। দুইটি প্যারাগ্রাফের ভিতর একটা লাইনব্রেক দেয়া বাঞ্ছনীয়। প্রতিটি বাক্যে আমাদেরকে শান্ত-স্বাভাবিক থাকা উচিত।

(৬) মূল মেসেজ লেখা হয়ে গেলে একটা নতুন প্যারায় বিদায় সংক্রান্ত বার্তা দেয়া উচিত যেমন – I am looking forward to hearing from you. বা Thank you for your consideration. অথবা If you have any question regarding this matter, please don’t hesitate to let me know.।

(৭) এবার বিদায়ের পালা। পেশাদারীত্বের প্রতি নজর রেখে Thank you/Thanking you, Sincerely/Yours sincerely, Regards/Best regards এসব বলাই শ্রেয়। প্রাপক কাছের কেউ হলে Best wishes, Cheers বলা যেতে পারে।

(৮) বিদায় হয়ে গেছে, এবার নাম স্বাক্ষরের পালা। এক্ষেত্রে প্রথমে আমাদের পুরো নাম, তারপরের লাইনে পদবী সমেত কর্মক্ষেত্র এবং নিজস্ব ব্লগ/ওয়েবসাইটের ঠিকানা দেয়া যায়।

(৯) সবকিছু সুন্দরভাবে সম্পন্ন হয়ে গেলে পুরো লেখাটার প্রুফরিডিং করে বানান ভুল সংশোধন, সঠিক ব্যাকরণের প্রয়োগ নিশ্চিত করতে হবে।

নিচে উদাহরণ হিসেবে আমাকে সেন্ড করা একটি ইমেইল উল্লেখ করলাম।

Hi Maateen, I’m X and I’m developer on Example.com. I have your email from your github public profile. We (I and my friend) have created https://example.com/, and I need some feedback from an experienced developer. Can you please take a look to our project and send us your feedback? Critical and positive things are welcome :) Thank you! X

এই ছিল মোটামুটি কথা-বার্তা। আপাতত আর কিছু মনে পড়ছে না। এখন থেকে চমৎকার ইমেইল লিখুন এই কামনা করি। হ্যাপি ইমেইলিং!